Lorsque notre équipe du secteur de l’énergie en Saskatchewan s’est vu offrir la possibilité d’augmenter de manière substantielle le nombre de projets à entreprendre pour un client de longue date, elle s’est empressée de relever le défi. En un an, l’équipe dirigée par Jaclyn Mann, gestionnaire principale, Énergie et ressources, a embauché six nouveaux techniciens et ingénieurs et triplé sa charge de travail afin de répondre au mandat de la société de services publics.
Pour ce faire, il fallait adopter une nouvelle approche en ce qui a trait à la formation de ces nouvelles ressources. Jaclyn explique que cette croissance rapide et réussie de l’équipe a été possible grâce à un processus de formation innovant, à la fois très efficace et incroyablement simple.
La modernisation du réseau électrique crée une énorme charge de travail
À l’instar des sociétés d’utilité publique du monde entier, ce fournisseur d’électricité est confronté à la tâche colossale de réparer, remplacer et moderniser ses réseaux de transmission et de distribution vieillissants.
« L’infrastructure a atteint un âge où elle n’est plus fiable. Elle arrive bientôt à la fin de sa durée de vie », explique Jaclyn. En 2021, la compagnie d’utilité publique a reçu des fonds supplémentaires en vue d’accélérer ses travaux de modernisation. Ne disposant pas d’un nombre suffisant d’ingénieurs pour mener à bien les projets, celle-ci a fait appel à des firmes avec lesquelles elle avait déjà une relation d’affaires, dont CIMA+, pour obtenir de l’aide.
Jaclyn a immédiatement réalisé qu’il s’agissait d’une occasion en or. Mais cela signifiait que sa petite équipe devait s’agrandir considérablement, et que les nouveaux employés n’avaient que peu de temps pour compléter les formations requises.
Relever le défi de la formation technique
En l’espace d’un an, notre équipe responsable du secteur de l’énergie en Saskatchewan est passée de quatre à dix personnes. Bon nombre de ces nouvelles ressources étaient des diplômés récents qui n’avaient jamais travaillé sur des projets reliés au domaine des utilités publiques. Jaclyn avait donc besoin d’un moyen simple et efficace d’intégrer, de former et d’encadrer les nouveaux employés de manière à ce qu’ils soient rapidement en mesure d’exercer leurs fonctions.
Dans le passé, la formation en cours d’emploi exigeait beaucoup d’efforts et s’avérait souvent inefficace, notamment parce qu’elle impliquait de longues séances de formation et un suivi individualisé de la part d’employés expérimentés, ce qui réduisait le temps que ces derniers pouvaient consacrer aux projets. Compte tenu des délais impartis à l’équipe, cette approche traditionnelle n’était pas envisageable.
« Lorsque nous avons embauché de nouveaux employés et que tous ces nouveaux projets se dessinaient, il est devenu évident que nous avions besoin d’un meilleur système que celui de la formation individuelle. »
Créer une bibliothèque de formation dynamique
Plusieurs membres de l’équipe, férus de technologie, se sont mobilisés pour trouver une solution. En recourant aux outils de collaboration dont ils disposaient déjà, ils ont créé une bibliothèque à la fois souple, peu exigeante en termes d’entretien et facile à utiliser.
Leur bibliothèque dédiée au projet comprend une quarantaine de courtes vidéos pédagogiques de type TikTok créées sur Microsoft Teams. Les enregistrements sont hébergés sur une page SharePoint, qui renvoie à des documents de processus, des modèles et des listes de contrôle détaillées liés à des tâches clés.
Ainsi, tous les membres de l’équipe étaient en mesure d’accéder facilement aux renseignements concernant toutes les composantes des projets. Et les nouveaux membres de l’équipe pouvaient maintenant se référer à un guide étape par étape pour mener à bien le travail.
« Nous voulions simplifier les choses autant que possible pour que les employés puissent travailler efficacement sur les projets, explique Jaclyn. « Ce fut une courbe d’apprentissage accélérée, mais tout le monde a fait de son mieux pour assimiler les connaissances au plus vite et s’entraider. »
Renforcer une relation client précieuse
« En l’espace d’un an environ, nous avons pu tripler notre volume de travail réalisé pour ce client », explique Jaclyn. Grâce à son approche innovante de la formation, l’équipe CIMA+ a démontré qu’elle pouvait rapidement accroître sa charge de travail, tout en continuant à fournir des résultats de grande qualité et à respecter les échéanciers.
En acceptant des tâches supplémentaires, l’équipe a aidé la société d’électricité à atteindre ses objectifs d’amélioration de l’infrastructure et à consolider sa position de firme incontournable auprès de celle-ci.
« Je pense que cette démarche a énormément solidifié notre relation », dit-elle.
Adopter une approche de la formation axée sur l’apprenant
« J’essaie de créer l’esprit d’équipe que j’aurais aimé retrouver lorsque j’étais une jeune ingénieure occupée à apprendre tous les aspects de ce métier », affirme Jaclyn.
Elle explique qu’à ses débuts, la formation n’était pas très efficace. « Souvent, elle se limitait à dire : « Voici un cours de formation, vous allez y assister pendant trois heures, puis vous retournez à votre bureau pour mettre en pratique ce que vous avez appris ». Je pense que cette approche n’a jamais vraiment fonctionné, et encore moins aujourd’hui. »
C’est pourquoi elle souhaitait que les membres de son équipe disposent d’un programme de formation « créé pour eux et par eux », où les connaissances étaient facilement accessibles et présentées en petits segments. Celles-ci étaient donc plus faciles à comprendre et à mettre en œuvre en cas de besoin.
« Cette méthode fonctionne bien parce que les apprenants sont toujours accompagnés d’un mentor, tout en ayant la possibilité d’étudier les contenus et de travailler à leur propre rythme. »
Au profit des équipes CIMA+ dans tout le pays
Au fur et à mesure que le projet de renouvellement des infrastructures se poursuivra au cours des prochaines années, la bibliothèque de formation continuera de s’étoffer et d’évoluer.
Jaclyn indique que son équipe envisage la possibilité de rendre la fonction de recherche encore plus performante grâce à une technologie d’intelligence artificielle comme ChatGPT.
Son équipe aide également ses homologues de l’Alberta à mettre en place une bibliothèque de formation destinée à un nouveau projet lié qui exige un travail de conception similaire. Jusqu’à présent, le premier groupe d’employés a été embauché, formé et travaille déjà activement sur le projet.
Jaclyn estime que l’initiative de formation peut être aisément adaptée aux équipes CIMA+ travaillant sur n’importe quel type de projet, partout au pays.
Conclusion
Définir une approche simple en matière d’innovation
Jaclyn explique que l’on peut souvent négliger les solutions simples lorsqu’on essaie d’être innovant. « Mais, à bien des égards, je pense que c’est sa simplicité qui rend cette approche de formation si innovante.
Il ne s’agit pas forcément de quelque chose de tape-à-l’œil ou qui fait appel à de nombreuses technologies. Il suffit de trouver une solution qui fonctionne très bien, qui est rentable, qui est réellement efficiente et qui peut répondre à plusieurs questions à la fois – pour moi, voilà ce à quoi correspond l’innovation. »